Drive

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio gratuito de Google que nos permite guardar archivos online y acceder a ellos desde cualquier sitio utilizando la nube. Google Drive nos da acceso a aplicaciones basadas en la web para crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc.

En estos vídeos podrás descubrir cómo funciona Google Drive:

Google Drive 1 Google Drive 2 Google Drive 3

¿Por qué utilizar Google Drive?

Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más conocidos, ofreciendo 15 GB (gigabytes) de almacenamiento gratuito. Si nunca has utilizado un servicio de estas características en la nube deberías considerar la ventaja que supone poder acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet a tus archivos. Además, Drive te permite compartirlos, lo que facilita el trabajo colaborativo.

Crear archivos en Google Drive

Google Drive no sólo almacena tus archivos. También te permite crear, compartir y gestionar documentos con sus propias apps. Si has utilizado Microsoft Office o similares, algunas cosas sobre las aplicaciones de Google Drive te resultarán familiares. Por ejemplo, los tipos de archivo con los que puedes trabajar son similares a los archivos que se pueden crear con varios de los programas de Microsoft Office.

Estos son los tipos de archivos que puedes crear y compartir en Google Drive:

Documentos: para crear archivos de texto. Es similar a Microsoft Word.

Hojas de Cálculo: para almacenar y organizar información. Es similar a Microsoft Excel.

Presentaciones: parecido a las presentaciones de diapositivas de Microsoft PowerPoint.

Formularios: para recoger y organizar información.

Dibujos: para crear gráficos de vectores simples o diagramas.

Empezar a trabajar con Google Drive

En este vídeo podrás aprender cómo comenzar a trabajar con Google Drive.

El vídeo está en inglés y para poder leer los subtítulos en español tendrás que seguir los siguiente pasos:

1. Una vez abierta la pestaña con el vídeo que queremos ver, pausamos la reproducción.
2. En la parte inferior derecha del vídeo hay cuatro iconos. Tendrás que pulsar en la rueda dentada que corresponde a la configuración.
3. Se desplegará un menú con varias opciones. La que buscamos se llama subtítulos. Pulsa sobre ella.
4. Se desplegará otro menú. Primero seleccionaremos el idioma que nos aparezca. Después nos permitirá pulsar sobre la opción Traducir automáticamente.
5. En el siguiente menú desplegable nos desplazaremos con la rueda del ratón o seleccionando con el ratón la barra de desplazamiento hasta encontrar español. Seleccionamos y ya podemos ver nuestro vídeo con los subtítulos en nuestro idioma en cuanto pulsemos en el botón de reproducción.
6. En este otro vídeo podrás ver todos estos pasos en pocos segundos.
7. Esta característica no está disponible para dispositivos móviles. Tan sólo se permiten subtítulos en inglés.

Crear una cuenta de Google

Para empezar a utilizar Google Drive necesitas un cuenta de Google. Las cuentas de Google son gratuitas y conseguir una es bastante simple. Para ello tendrás que facilitar cierta información como tu nombre, fecha de nacimiento y localización. Al crear una cuenta de Google se crea automáticamente una dirección de correo electrónico de Gmail y un perfil de Google+.

Si ya tienes una cuenta de correo de Gmail, ya tienes una cuenta de Google y, por tanto, no necesitas crear una cuenta. Tan sólo tienes que entrar en Drive con tus datos de Gmail.

Para crear una cuenta:

Ir a www.google.com. Localiza y pulsa el botón de Iniciar sesión en la parte superior derecha de la página.

Pulsa en Crear una cuenta.

El formulario para crear una cuenta aparecerá. Sigue las instrucciones e introduce la información solicitada como tu nombre, fecha de nacimiento y género.

Revisa las Condiciones del Servicio de Google y la Política de Privacidad, haz click en el recuadro para aceptarlas y pulsa sobre Siguiente.

La página para Crear tu perfil aparecerá. Pulsa en Añadir una foto si quieres añadir una foto a tu perfil de Google+. Si no quieres hacerlo en este momento, pulsa en Siguiente.

Tu cuenta se creará y aparecerá la página de bienvenida de Google.

Como con cualquier otro servicio online, es importante elegir una contraseña segura, que sea difícil para cualquiera descubrirla. Para más información, revisa la lección de Consejos para Contraseñas.

Accediendo a Google Drive

Una vez configurada tu cuenta de Google ya puedes acceder a Google Drive yendo a http://drive.google.com en tu navegador web.

También puedes navegar a Google Drive desde cualquier página de Google (como Gmail o el buscador de Google) seleccionando el icono cuadrado con forma de cuadrícula junto a la parte superior derecha y pulsando sobre Drive.

El interfaz de Google Drive

Tu Google Drive estará vació ahora, pero en cuanto empieces a subir y crear archivos, necesitarás saber cómo ver, gestionar y organizar dichos archivos en la interfaz.

Google Drive para dispositivos móviles

Disponible tanto para iOS como para Android, la app para móviles de Google Drive te permite ver y subir archivos a Google Drive utilizando tu dispositivo móvil.

Recientemente, Google ha introducido apps para móviles diferentes para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Google Drive para escritorio.

Si prefieres trabajar en el escritorio puedes descargar la aplicación de Google Drive para escritorio en tu ordenador. Está disponible tanto para Windows como para OS X. Esta app hace un poco más fácil subir archivos ya existentes y trabajar sin conexión. Una vez que esté instalado verás una nueva carpeta de Google Drive en tu ordenador. Cualquier archivo que pongas en esa carpeta se subirá automáticamente a tu Google Drive.

Creando nuevos archivos

Google Drive te da acceso a un paquete de herramientas que te permitirán crear y editar varios tipos de archivos, incluyendo documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Hay cinco tipos de archivos que puedes crear en Google Drive:

Documentos: similar a Microsoft Word.

Hojas de Cálculo: similar a Microsoft Excel

Presentaciones: presentaciones de diapositivas, similar a Microsoft PowerPoint

Formularios: para recoger y organizar información a través de cuestionarios.

Dibujos: para crear gráficos de vectores simples o diagramas.

El proceso para crear nuevos archivos es el mismo para todos los tipos de archivos.

Para crear un nuevo archivo:

Desde Google Drive, localiza y selecciona el botón Nuevo. Después elige el tipo de archivo que quieres crear. En nuestro ejemplo seleccionamos Documentos de Google para crear un nuevo documento de texto.

Tu nuevo archivo aparece en una nueva pestaña de tu navegador. Donde pone Documento sin título, en la parte superior izquierda, pulsa con el ratón y escribe el título de tu documento. Puedes acceder a tu archivo en cualquier momento desde tu Google Drive, lugar en el que se guardará automáticamente. Simplemente haz un doble click para abrir el archivo de nuevo.

Te habrás dado cuenta de que no hay botón de Guardar para tus archivos. Esto es así porque Google Drive utiliza autoguardar, lo que automática e inmediatamente guarda tus archivos al tiempo que los editas.

Utilizar plantillas

Una plantilla es un archivo prediseñado que puedes usar rápidamente para crear nuevos documentos. Las plantillas suelen incluir un formato fijo y diseños, por lo que pueden ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo cuando inicias un nuevo proyecto. La mayoría de las plantillas están diseñadas para ayudarte a crear tipos concretos de archivos. Por ejemplo, puedes utilizar una plantilla para crear en nada de tiempo un informe o un boletín informativo.

Puedes encontrar una amplia selección de plantillas en Google Drive Template Gallery. Desgraciadamente muchas de estas plantillas no están muy bien diseñadas y suele ser difícil encontrar plantillas específicas en la galería. Por este motivo, se recomienda utilizar plantillas realizadas por Google que tienden a ser de mayor calidad que las ofrecidas por los usuarios.

Subir y sincronizar archivos

Google Drive hace fácil almacenar y accedera tus archivos online en la nube, permitiendote acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Si subes archivos desde programas compatibles como Microsoft Word o Excel, puedes incluso editarlos en Google Drive. En este vídeo aprenderás a subir archivos a Google Drive.

Subir archivos a Google Drive

Google Drive te da 15 GB de almacenamiento gratuito para subir archivos y almacenarlos en la nube. Hay dos principales tipos de archivos que puedes almacenar en Google Drive:

Archivos que puedes editar, como archivos de Microsoft Office, PDFs y otros archivos basados en texto.

Archivos que no puedes editar, como música, vídeos, archivos comprimidos (archivos zip) y la mayoría del resto de archivos.

Una vez subido un archivo -no importa qué tipo de archivo es- podrá gestionar, organizar, compartir y acceder a él desde cualquier sitio. Y dado que los archivos de Google Drive están sincronizados en todos tus dispositivos, siempre verás la versión más actualizada de ellos.

También puedes acceder a la vista previa de muchos tipos de archivo diferentes, incluso si no tienes el programa necesario para ese archivo en tu ordenador. Por ejemplo, puedes usar Google Drive para hacer una vista previa de un archivo de Photoshop aunque Photoshop no esté instalado en el ordenador que estés utilizando.

Convertir archivos a los formatos de Google Drive

Si estás subiendo archivos que quieres editar online, necesitarás convertirlos al formato de Google Drive. Convertirlos te permitirá editar un archivo y colaborar con otros fácilmente. Sólo cierto tipo de archivos -como los archivos de MS Office y documentos en PDF- pueden ser convertidos a los formatos de Google Drive.

Desgraciadamente, esta conversión no es siempre perfecta. Dependiendo del nivel de formateo empleado en el documento original, el documento convertido podría tener un aspecto bastante diferente como el ejemplo de aquí abajo:

Los cambios debidos a la conversión no son siempre sólo estéticos -puedes perder información del archivo original. Siempre tendrás que revisar un archivo que haya sido convertido antes de compartirlo con otros. Recuerda, siempre tendrás la opción de almacenar tus archivos en su formato original si prefieres no editar archivos online.

Subiendo archivos y carpetas

Es fácil subir archivos desde tu ordenador a Google Drive. Si estás utilizando Google Chrome  como navegador web, puedes incluso subir carpetas enteras.

Para subir un archivo:

Desde Google Drive, localiza y selecciona el botón Nuevo, entonces selecciona Subir archivo.

Localiza y selecciona el archivo o archivos que quieres subir y pulsa sobre Abrir.

El archivo o archivos se subirán a tu Google Drive.

Dependiendo de tu navegador y sistema operativo, podrás subir archivos seleccionando con el ratón y soltando el archivo desde tu ordenador a tu Google Drive.

Para subir una carpeta:

Nota: esta característica está únicamente disponible si accedes a tu Google Drive a través de Google Chrome.

Haz click en el botón Nuevo, luego selecciona Subir carpeta.

Localiza y selecciona la carpeta que quieres subir, pulsa sobre OK.

La carpeta y los archivos que contenga se subirán a tu Google Drive.

Convertir archivos al formato de Documentos de Google.

Cuando subes ciertos tipos de archivos -como archivos de Microsoft Office o documentos PDF- solo podrás verlos. Si quieres editar estos tipos de archivos en Google Drive, necesitarás convertirlos al formato de Google Docs.

Para convertir un archivo:

Localiza y haz doble click sobre el archivo que quieres editar.

Aparecerá una previsualización del archivo. Selecciona Abrir en la parte superior de la pantalla.

El archivo se convertirá a un documento de Google y aparecerá en una nueva pestaña.

Si regresas a tu Google Drive, verás que ahora hay dos copias del archivo -el archivo original y la nueva versión en el formato de Google Docs.

Gestiona tus archivos

Después de que hayas estado usando Google Drive durante un tiempo, puedes encontrar dificultades para seguirle la pista a todos tus archivos. Por suerte, Drive ofrece varias características para ayudar a gestionar y organizarlos.

Buscar archivos

Searching te permite buscar archivos específicos utilizando palabras contenidas dentro del archivo o con el nombre del archivo. Para hacer esto, busca la barra de búsqueda, escribe la palabra o nombre del archivo que estés buscando. Una lista de búsquedas sugeridas y archivos al tiempo que vas tecleando. Simplemente haz click en un archivo para abrirlo desde los resultados de la búsqueda. También puedes presionar la tecla Enter para ver una lista completa de los resultados de la búsqueda.

Ordenando archivos

Por defecto, tus archivos aparecen ordenados de más nuevo a más antiguo. En cualquier caso, puedes ordenarlos con otros criterios. Para hacerlo haz click en el botón Ordenar cerca de la parte superior derecha de tu Google Drive, luego selecciona la opción de ordenación que prefieras.

Para aplicar un filtro:

Los filtros te permiten ocultar archivos que no son importantes y centrarte en los que estás interesado. Por ejemplo, si estuvieras buscando una presentación, podrías usar un filtro para reducir los archivos visibles de modo que solo veas presentaciones.

Localiza y selecciona la flecha de opciones de la barra de búsqueda.

Elije el filtro que quieres utilizar. Elije el filtro deseado. Pulsa click en el botón de Búsqueda o presiona Enter para aplicar el filtro. Sólo los archivos que coinciden con el filtro aparecerán.

Para reiniciar un filtro, selecciona el texto en la barra de búsqueda, luego pulsa la tecla de borrado hacia atrás o Borrar.

Organizar tus archivos

Una vez que empieces a añadir archivos a Google Drive, puedes utilizar carpetas para ayudar a organizar y agrupar tus archivos. Las carpetas en Google Drive funcionan como las carpetas de tu ordenador.

Para crear una carpeta:

Desde Google Drive, pulsa click en el botón Nuevo, luego selecciona Carpeta desde el menú desplegable.

Un cuadro de diálogo aparecerá. Introduce un nombre para tu carpeta y haz click en Crear.

Tu carpeta aparecerá al pulsar sobre la flecha a la izquierda de Mi Drive. Puede necesitar hacer click en el menú desplegable para ver sus carpetas.

Para mover archivos a carpetas:

Selecciona con el botón izquierdo y suelta el archivo sobre la carpeta elegida.

El archivo aparecerá en la carpeta seleccionada.

Para añadir varios archivos en la misma carpeta, selecciona y mantén presionada la tecla Ctrl (o Command en Mac), luego haz click para seleccionar cada archivo deseado. Cuando estés listo, haz click y suelta los archivos en la carpeta deseada.

Para borrar un archivo:

Borrar un archivo de tu Google Drive es parecido a borrar un archivo de tu ordenador. Tendrás que mover tu archivo a la Papelera y luego borrarlo definitivamente, igual que lo harías para borrar un archivo de la Papelera de tu ordenador.

Selecciona el archivo que quieres borrar, luego pulsa en Eliminar para mover el archivo a la Papelera.

Selecciona Papelera en el panel de navegación de la izquierda.

La carpeta de la Papelera aparecerá. Pulsa en eliminar en la parte superior de la pantalla, luego selecciona Vaciar Papelera. Los archivos se borrarán permanentemente.

Para previsualizar un archivo:

Previsualizar archivos es una buena manera para asegurarte de que estás abriendo la versión correcta de un archivo o echar un vistazo rápido a los archivos sin abrirlos.

Selecciona el archivo que quieres previsualizar y presiona el botón Previsualizar.

Una previsualización del archivo aparecerá.

Botón derecho del ratón

El botón derecho del ratón te permitirá acceder a una lista completa de acciones para cualquier archivo. La mayoría de las acciones que aparecen aquí son accesibles en otros sitios en google Drive, pero sirve como un buen atajo.

Compartir y colaborar en archivos

Google Drive hace que compartir tus archivos sea simple. Permite que mucha gente edite el mismo archivo, permitiendo la colaboración en tiempo real. En el siguiente vídeo verás cómo hacerlo:

Compartir archivos

Cuando compartes un archivo desde tu Google Drive, puedes dejar que otros vean e incluso editen ese mismo archivo. Aunque puedes compartir cualquier archivo almacenado en tu Google Drive, tienes que saber que sólo puedes usar las características de colaboración con archivos creado en Drive.

Echémosle un vistazo al ejemplo de Olenna, una profesora de arte que utiliza su Google Drive para organizar cartas, planes de clase y demás. Los archivos de Olena incluyen:

Cuando compartes un archivo con un grupo limitado de personas, tus colaboradores deben acceder con una cuenta de Google para ver o editar el archivo. En cualquier caso, cuando compartes con un grupo amplio o haces el archivo público, tus colaboradores no necesitarán una cuenta de Google para acceder al archivo.

Para compartir un archivo con un grupo limitado de personas:

Localiza y selecciona el archivo que quieres compartir, luego pulsa sobre el botón Compartir.

Un cuadro de diálogo aparecerá. En la caja Personas escribe el email de las personas con las que querrías compartir el archivo. Si quieres, puedes añadir un mensaje que será enviado por email a las personas con las que quieres compartirlo.

Haz click en Enviar. Tu archivo será compartido.

Para más control sobre tus archivos, puedes hacer click en la flecha del menú desplegable para decidir si la gente puede editar, comentar o simplemente ver el archivo,

Compartir con un enlace

Puedes compartir un enlace fácilmente con un mayor número de gente proporcionando un enlace para cualquier archivo de tu Google Drive. Un enlace es básicamente un enlace o dirección web para cualquier archivo que quieras compartir. Esto puede ayudar para archivos que podrían ser muy grandes para enviarlos por email como archivo adjunto, como música o vídeo. También puedes compartir un archivo publicando el enlace en una página web pública. Cualquiera que haga click en el enlace será redirigido al archivo.

Para compartir un enlace:

Localiza y selecciona el archivo que quieres compartir, luego haz click en el botón Compartir.

Un cuadro de diálogo aparecerá. Haz click en Obtener enlace para compartir.

Un enlace al archivo se copiará en el clipboard. Luego puedes pegar el enlace en un email o en la web para compartir el archivo. Cuando hayas terminado pulsa en Listo.