Formularios de Google
Tutorial sobre Formularios de Google.
En esta pƔgina
ha realizado un excelente tutorial sobre los nuevos Formularios de Google. AdemĆ”s en ella podrĆ©is ver un ejemplo de cĆ³mo quedan los nuevos formularios con las distintas opciones de configuraciĆ³n.
En breve publicarĆ© un vĆdeotutorial sobre formularios para completar esta informaciĆ³n.
Google simplifica la creaciĆ³n de formularios
Google acaba de renovar la aplicaciĆ³n de Formularios, simplificando mucho la aplicaciĆ³n y haciĆ©ndola compatible con toda clase de dispositivos. Ahora podemos crear, editar y rellenar los formularios desde los smartphones o tablets.
Novedades
Estas son algunas de las funciones nuevas de la nueva versiĆ³n de Formularios de Google:
– DiseƱo simplificado para que los formularios se puedan ver y responder desde todo tipo de dispositivos.
– Nuevos colores y temas.
– Una forma mĆ”s rĆ”pida de ver el resumen de respuestas.
– Mejor ediciĆ³n y visualizaciĆ³n de formularios desde el mĆ³vil.
Funciones que no estĆ”n disponibles en la nueva versiĆ³n de Formularios
– ValidaciĆ³n de datos.
– Complementos.
Los formularios, test o encuestas son la mejor manera de recabar informaciĆ³n y opiniones de una clase o un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoraciĆ³n de actividades, exĆ”menes tipo test o para apuntarse a seminarios; tambiĆ©n se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario dentro de Google Drive hay que hacer clic en Nuevo, desplegar la pestaƱa MƔs y elegir Formularios de Google.
Se nos abrirƔ una nueva ventana o pestaƱa para configurar el formulario e ir aƱadiendo las preguntas.
Si detenemos el cursor encima de los iconos aparecen las opciones de cada uno.
Por defecto aparece el formulario sin tĆtulo, que habrĆ” que rellenar, y un ejemplo de pregunta con opciones mĆŗltiples, mĆ”s adelante explico cada una de las opciones que podemos usar para las preguntas.
Estos son los iconos que tenemos en los formularios:
Paleta de colores. Podemos personalizar nuestro formulario usando diferentes conjuntos de colores. TambiƩn podemos usar una imagen que tengamos en el PC o alguna de las que ofrece Google.
Para elegir una imagen en vez de un color plano, hay que utilizar el icono de abajo a la derecha.
Google ofrece muchas imĆ”genes organizadas por temas, si no encontramos ninguna que nos guste, siempre tenemos la opciĆ³n de subirla desde nuestro PC, de este modo las opciones de personalizaciĆ³n son muy grandes.
Vista previa. Se usa para ver como nos va quedando el formulario y como lo verƔn nuestros usuarios. Este icono es muy importante ya que hay que mirar continuamente el formulario cuando se estƔ haciendo.
Icono de configuraciĆ³n.
❖ Limitar a una respuesta por usuario. Desde la primera opciĆ³n limitamos el formulario a una respuesta por usuario. Para poder rellenar el cuestionario es necesario iniciar sesiĆ³n con una cuenta de Google y solo se puede rellenar una vez.
Cuando tenemos activa esta opciĆ³n no podemos seleccionar enviar otra respuesta, es decir, hacer el cuestionario otra vez.
❖ PĆ”gina de confirmaciĆ³n. Es el mensaje que aparece una vez rellenado el formulario, podemos personalizarlo a nuestro antojo.
❖ Mostrar a los encuestados un enlace a:
Enviar otra respuesta. Se refiere a repetir el formulario de nuevo. Esta opciĆ³n desaparece cuando limitamos el formulario a una respuesta.
Editar su respuesta. Modificar las respuestas.
Ver un resumen de las respuestas. Aparecen las respuestas en modo grƔfico.
❖ Opciones de presentaciĆ³n:
Mostrar barra de progreso. Es muy Ćŗtil para indicar a los usuarios el progreso del cuestionario cuando son varias pĆ”ginas o secciones.
Orden de preguntas aleatorio.
Este botĆ³n sirve para compartir el cuestionario con nuestros usuarios. Las opciones son las que ya conocemos de Drive, enviarlo por correo, mandar el enlace, insertarlo en una pĆ”gina web, aƱadir colaboradores o compartirlo en las redes sociales.
Icono de MƔs opciones.
Todas estas opciones son muy intuitivas excepto Obtener enlace previamente rellenado que sirve para mandar un ejemplo del formulario correctamente rellenado.
Iconos laterales
AƱadir elementos al formulario
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan.
Cualquier pregunta la podemos hacer obligatoria con solo marcarla como tal.
Por defecto, al aƱadir un elemento aparece una pregunta para hacer una selecciĆ³n multiple, haciendo clic en el desplegable podemos ver el resto de opciones.
❖ Texto para respuesta corta. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, nĆŗmeros de identificaciones, etc.
❖ Texto de pĆ”rrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios. El formato para rellenar es exactamente igual al anterior pero en la visualizaciĆ³n del formulario aparece el campo mĆ”s grande.
❖ ElecciĆ³n mĆŗltiple. Es la opciĆ³n predeterminada que aparece al hacer clic en aƱadir elemento, sirve para escoger entre una serie de puntos que establecemos nosotros.
AƱadir respuesta “otro” sirve para poner como opciĆ³n otra respuesta no contemplada entre las preguntas.
❖ Casillas de verificaciĆ³n. Son botones que se pueden marcar o desmarcar; podemos seleccionar varios, uno o ninguno.
❖ Desplegable. Con este elemento ofrecemos a nuestros usuarios un desplegable para escoger entre las distintas opciones.
❖ Escala lineal. Sirve para valorar en una escala numĆ©rica.
❖ CuadrĆcula de varias opciones. Con este elemento podemos hacer lo mismo que la anterior pero dentro de una tabla.
En la imagen superior se ve como se edita la cuadrĆcula y como queda rellenada en el formulario.
❖ Fecha. Podemos aƱadir la fecha a nuestro formulario.
❖ Hora. Podemos aƱadir la hora a nuestro formulario.
Estos son todos los elementos que tenemos para hacer las preguntas a nuestros usuarios.
❝ Nota. Podemos mover el orden de los elementos arrastrĆ”ndolos desde la parte superior de cada uno de ellos.❞
❝ Nota. Cuando aƱadimos un elemento, este se sitĆŗa debajo del elemento que tuviĆ©ramos seleccionado, se distinguen por una franja vertical de color azul.❞
AƱadir texto y descripciĆ³n
Es muy Ćŗtil para titular y describir nuevas secciones en nuestros formularios.
AƱadir imƔgenes al formulario
El proceso para aƱadir una imagen es igual que en Drive, podemos subirla desde nuestro PC o seguir alguna de las demƔs opciones, el sistema es muy claro e intuitivo.
AƱadir vĆdeos de YouTube
AƱadir vĆdeos de YouTube es muy fĆ”cil y son una excelente herramienta de aprendizaje.
AƱadir secciones
Las secciones son como pƔginas, de esta forma podemos separar el formulario por temas y tambiƩn le podemos aƱadir una barra de progreso que nos marcarƔ lo que nos queda para completar el cuestionario.
Podemos insertar tantas secciones como queramos, al iniciar el cuestionario nos indicarĆ” de cuantas secciones se compone.
La barra de progreso la aƱadimos desde el icono de configuraciĆ³n.
Para formularios grandes, la barra de progreso es muy importante de cara a los participantes del formulario.
Una respuesta por usuario
Con los formularios de Google podemos hacer que un cuestionario solo se pueda rellenar una vezpor usuario, para que funcione correctamente los usuarios tienen que tener una cuenta de Google o Google Apps y acceder desde Ć©sta.
Para hacer que los cuestionarios solo se puedan rellenar una vez tenemos que seleccionar esta opciĆ³n desde el icono de configuraciĆ³n.
Compartir el formulario
Desde este botĆ³n podemos mandar el formulario por correo electrĆ³nico o incrustrarlo en una pĆ”gina web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y Ć©stos recibirĆ”n un enlace con la direcciĆ³n al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o pĆ”gina web. Como la direcciĆ³n de esta pĆ”gina es muy larga, Google nos ofrece la opciĆ³n de acortarla.
❝ Nota. En esta ventana tambiĆ©n podemos seleccionar que solo se pueda aceptar una respuesta por usuario.❞
Ver las respuestas
Desde la pestaƱa de RESPUESTAS podemos ver un resumen y grƔficos de lo que han ido rellenando nuestros usuarios pero para saber realmente lo que ha contestado cada usuario tenemos que vincular nuestro formulario a una Hoja de CƔlculo.
El proceso es muy sencillo, no hay mƔs que hacer clic en el icono verde de la parte superior derecha. Una vez que lo hagamos aparecerƔ una ventana en la que escoger entre Crear una Hoja de CƔlculo para este formulario o utilizar una existente.
Normalmente elegiremos la primera opciĆ³n y desde ese momento se nos alojarĆ” en Drive un archivo de Hoja de CĆ”lculo con las respuestas; ahĆ es donde se almacenarĆ”n todas las contestaciones de nuestros usuarios.
Una vez que hemos vinculado el formulario a la Hoja de CƔlculo con las respuestas, si volvemos a hacer clic en el icono verde, se nos abrirƔ una nueva ventana o pestaƱa en el navegador con las respuestas en formato de Hoja de CƔlculo.
Las hojas de cƔlculo de Google funcionan de forma muy parecida a Excel o Apple Numbers, podemos hacer grƔficas con los resultados o las operaciones normales de estos programas.
Para acceder de nuevo a la configuraciĆ³n del vĆnculo con la Hoja de CĆ”lculo tenemos que hacer clic en el icono de tres puntos.
Si queremos, podemos descargarnos el archivo con las respuestas para abrirlo con Excel o un programa similar y editarlo.
El resumen de respuestas
AdemƔs de poder vincular el formulario a la Hoja de CƔlculo, Google nos ofrece un resumen de las respuestas en modo grƔfico.
Notificaciones
Podemos estar informados de la actividad del formulario activando las Notificaciones, para hacer esto tenemos que acceder a la Hoja de CĆ”lculo con las respuestas, seleccionar el menĆŗHerramientas y luego escoger las Reglas de NotificaciĆ³n.
Una vez que hayamos definido las Reglas de NotificaciĆ³n, cada vez que un usuario rellene el formulario, recibiremos un correo electrĆ³nico.
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